Eine optimale Messevorbereitung ist der Schlüssel zum Erfolg
Messen sind Multifunktional. Mit einer Messepräsenz lassen sich gleich mehrere Ziele erreichen. Steht beispielsweise die Neukundenakquisition im Vordergrund, kann der Messeauftritt erheblich zur Öffentlichkeitsarbeit, Marktforschung und Stammkundenpflege beitragen.

Definieren Sie Ihre Ziele:
  • Pflege und Aufbau persönlicher Kontakte
  • Entdecken und Kennenlernen neuer Abnehmergruppen und Kooperationspartner
  • Vorstellung von Produktinnovation
  • Steigerung des Bekanntheitsgrades
  • Marktrecherchen und -analysen

Aus den formulierten Messezielen lässt sich ableiten, mit
welchen Messen die gewünschten Erfolge erreicht werden können. Informationen zu den Messen erhalten Sie über die AUMA-Messedatenbank (www.auma.de), der Gesellschaft zur Freiwilligen Kontrolle von Messe- und Ausstellungszahlen (FKM), Verbände, Wirtschaftsförderer, Handelskammern und über Messeexperten.
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Kostenfallen vermeiden: Budgetplanung
Bevor die Umsetzung des Messestandes beauftragt wird, muss das Budget festgelegt werden. Zu den Grundkosten zählen nicht nur die Standmiete und der Aufbau des Standes, sondern auch Versorgungskosten wie Strom, Wasser, Standreinigung und Entsorgung. Neben weiteren Kosten für Kommunikation, Transport, Pressearbeit, Messefotograf und sonstiges Equipment müssen auch die Schulung des Personals und die Unterkunft in der Kalkulation berücksichtigt werden.

Eine kostengünstigere Alternative zu Individualständen oder „Einheitsständen“ der Messegesellschaften sind
Gemeinschaftsstände. Sie erfordern einen geringeren organisatorischen Aufwand, erreichen zumeist eine größere Medienwirksamkeit, bieten einen hohen Wiedererkennungswert und ein positives Image, und die Aussteller partizipieren von der Frequenz der Mitaussteller.

Klein- und mittelständische Unternehmen haben zudem die Möglichkeit, eine
Messeförderung zu beantragen. Die einzelnen Bundesländer haben hier unterschiedliche Regelungen.
Richtige Besucherwerbung – einladen, beeindrucken, überzeugen
Messegesellschaften haben ein erhebliches Budget für die Besucherwerbung. Nicht nur Besucherprospekte werden in allen relevanten Sprachen gedruckt, sondern auch Pressearbeit und Direktmarketing erfolgen mit Hilfe von Auslandsvertretern auf der ganzen Welt.

Darauf sollten Sie sich allerdings nicht verlassen. Laden Sie Ihre definierten Zielgruppen mit Hilfe einer mehrstufigen Einladungsstrategie ein, die durchaus schon zwei Monate vor der Messe beginnen kann. Bevor Sie in die ersten Briefe investieren, müssen Sie folgende Fragen beantworten:

Was haben wir zu sagen? An sich ist das eine triviale Frage, die bei näherem Betrachten in dem meisten Fällen doch nicht so leicht zu beantworten ist. Dazu ist es wichtig, die Messeziele zu definieren und daraus abzuleiten, welche Produkte auf der Messe vorgestellt werden. Was ist einzigartig? Mit welchem Produkt können Sie neue Kunden gewinnen? Wie sieht der Markt aus? Die Frage nach der Kernbotschaft sollte daher die höchste Priorität haben.

Wer soll unsere Einladung erhalten? Unsere komplette Adressdatenbank. Das ist zwar ein guter Ansatz, birgt allerdings die Gefahr hoher Streuverluste. Selektieren Sie „Muss-Zielgruppen“ und „SollZielgruppen“ und spezifizieren Sie diese. Nehmen Sie sich die Zeit und identifizieren Sie Ihre Zielgruppen, z.B. 3.458 relevante Labore in Deutschland. Wie viele davon haben Sie in Ihrer Datenbank?

Wozu soll die Einladung dienen? Dafür muss das Ziel genau definiert werden, z.B.: „Wir wollen ... Entscheider auf dem Stand begrüßen“ oder „Wir sind teurer als die Konkurrenz, wollen aber ... Einkäufern zeigen, dass es auf lange Sicht preiswerter ist.“ Darauf lässt sich der Einladungsprozess abstimmen.

Wie soll die Einladung aussehen? Es reicht nicht aus, vier Wochen vor der Messe eine „Save-the-date“-Email zu versenden. Planen Sie ihre Einladung mehrstufig:

  • Mailing per Post
  • Website und Mailing per Newsletter
  • Telefonisches und persönliches Gespräch

Womit
interessieren wir unsere Zielgruppen? Es schließt sich wieder der Kreis. Was wollen Sie präsentieren? Haben Sie Mut zu Ungewöhnlichem wie Livestreams vom Messestand, Guerilla-Aktivitäten auf dem Messeparkplatz oder Mobiles Marketing per SMS? Die Devise lautet – fallen Sie auf
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Der Schlüssel zum Erfolg: Das Messeteam
Die perfekte Organisation Ihres Messeauftritts bringt nicht den Erfolg. Es sind die Menschen, die Ihren Stand mit Leben füllen.
Je qualifizierter und motivierter Ihr Messeteam ist, desto mehr Kontakte können Sie erzielen. Dafür ist eine
Messeschulung der Mitarbeiter sehr wichtig und sollte folgende Punkte beinhalten:

  • Produkt und Leistungsangebot des Unternehmens
  • welche Ziele und Zielgruppen hat Ihr Unternehmen
  • Fragetechniken wie wird das Interesse des Besuchers geweckt
  • Messeknigge so verhalten Sie sich richtig auf dem Messestand
  • Terminologie in englischer Sprache

Ziel ist es, die Aufmerksamkeit des Besuchers zu wecken und von seinem Produkt zu überzeugen. Es nutzen allerdings die fundiertesten Informationen nichts, wenn Ihr Standmitarbeiter das Gespräch mit der Killerphrase: „Kann ich Ihnen helfen“ beginnt. Mit dieser Floskel ist mit der Antwort „Nein danke, ich schaue mich nur um.“ das Gespräch in Sekunden beendet. Wussten Sie, dass bis zu 70% der Besucher gar nicht angesprochen werden? Diese Potenziale laufen dann einfach weiter zum Konkurrenten.

Besser ist es, den Gesprächseinstieg so zu formulieren:
Guten Tag, mein Name ist .... Ich bin Verantwortlicher für den Bereich ... . Was kann ich für Sie tun?
Dieses Produkt ... haben wir erst seit Kurzem im Programm, damit haben unsere Kunden bisher sehr gute Erfahrungen gemacht. Wie interessant wäre dieses ... für Sie?
Ich sehe, Sie interessieren sich für ... . Das ist unsere Messeneuheit. Was setzen Sie momentan in diesem Bereich ein?

Es gibt verschiedene Situationen, wie ein Besucher reagieren kann. Bereiten Sie passende Antworten vor, damit Sie schnell reagieren können.