Nationale und internationale Messen ziehen wahre Besucherströme an, wobei sich für die meisten Gäste sowie auch für die Aussteller das Problem der Übernachtung stellt.
Ausgebuchte Hotels und Pensionen
Wer kurzfristig einen Termin in einer anderen Stadt hat und eine Übernachtung braucht, steht nicht selten vor dem Problem, dass alles ausgebucht ist – dummerweise ist gerade Messezeit! Oder man hat sich kurzfristig zum Messebesuch entschlossen, die Anmeldung war wider Erwarten noch möglich und man hat auch eine gute Standbetreuung organisiert. Doch leider scheint alles an der Übernachtung zu scheitern. Nun hat man die Wahl: Entweder man verzichtet auf die Messeteilnahme oder man bucht in einem Hotel, bei dem die Preise jenseits von Gut und Böse sind.
Fazit: Messen sollten sechs bis neun Monate vorbereitet werden und in diesen Zeitraum muss auch die Übernachtung geregelt werden. Es ist wichtig so zeitig wie möglich zu buchen, denn nur dann bekommt man noch günstige Zimmer und hat die Wahl zwischen verschiedenen Hotels oder Pensionen.
Worauf sollte man bei der Übernachtung achten?
Es gilt rechtzeitig zu buchen und Frühbucherrabatte zu nutzen. Wobei anzumerken ist, dass es sich hierbei teilweise um Lockangebote handelt, die bei näherer Betrachtung gar nicht wirklich günstiger sind. Es lohnt sich daher die Buchungspreise genau zu vergleichen!
Die Mitarbeiter kommen aus einem visapflichtigen Land? Dann ist es wichtig sich ungefähr zwei Monate vor der geplanten Abreise die Informationen der Deutschen Botschaft genauer anzuschauen. Das Visum muss unbedingt rechtzeitig beantragt werden und auch alle dafür nötigen Dokumente – dabei müssen auch übliche Wartezeiten mitbedacht werden. Diese sind umso länger, je näher man an die Hauptreisezeit kommt. Das heißt, wenn man als Aussteller zu einer Messe in den Sommermonaten reisen will, kümmert man sich besser etwas früher um die Ausstellung des Visums.
Man kann auch das Angebot der Messeveranstalter zur Buchung eines Zimmers über die Vermittlungsstelle nutzen. Hier sind oft Kontingente reserviert, die zu günstigeren Preisen vergeben werden. Auch dabei gilt aber, dass man schnell sein sollte. Denn diese Kontingente werden gern von anderen Ausstellern genutzt und stehen nicht unbegrenzt zur Verfügung. Das bedeutet, dass die Buchung am besten direkt bei der Anmeldung zur Messe vorgenommen werden sollte.
Zimmervermittlungen als Alternative zum Hotel
Die Zimmervermittlungen der Städte sind meist am Hauptbahnhof oder am Flughafen zu finden. Während der Messezeit sind diese Unterkunftsvermittlungen auch am Messegelände präsent und sind ideal, wenn man kurzfristig anreist. Allerdings sind die dort zur Verfügung gestellten Zimmer auch oft recht schnell ausgebucht.
Es ist noch nicht konkret bekannt, wie viele Personen für den Messeauftritt anreisen? Dann gilt es lieber ein Zimmer mehr zu buchen! In der Regel ist es günstiger, die Stornokosten für ein nicht benötigtes Zimmer zu tragen als im Nachhinein ein überteuertes Hotelzimmer buchen zu müssen. Außerdem besteht so zudem die Chance, einem besonderen Gast ein Zimmer anbieten zu können.
Es ist ratsam nach Hotelzimmern in direkter Nähe zum Messegelände zu suchen. Damit sind die Wege für das Standpersonal kurz und der Messetag fängt nicht bereits mit Stress durch Staus oder die Nutzung der öffentlichen Verkehrsmittel an. Auch nach der abendlichen Standparty werden die Standbetreuer froh sein, nicht durch die halbe Stadt zu ihrer Unterkunft reisen zu müssen.
bereitgestellt von FAIRworldwide GmbH
ÜBER Alesja Alewelt
Alesja Alewelt, M.A. ist seit mehr als 15 Jahren Messemanagerin. 2008 gründete sie die Bremer Messeagentur FAIRworldwide, mit der sie sich erfolgreich auf die Umsetzung von Gemeinschaftsständen spezialisiert hat. Zuvor sammelte sie bereits umfassende Erfahrungen bei Messeveranstaltern in München und Melbourne (Australien). Aktuell engagiert sich Alesja Alewelt für neue Konzepte zur Optimierung von Prozessen in der Branche, insbesondere durch die Nutzung neuer Technologien.
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